Et af de mest populære Google-værktøjer, Google Forms, er praktisk, når du opretter og analyserer undersøgelser. Nylige opdateringer har introduceret endnu flere fantastiske funktioner til allerede fremragende service. Uanset om du er en rekrutterer, der har brug for CV'er fra ansøgere eller måske en vejleder, der skal indsamle lektier fra deres elever, kan du nu tillade andre at uploade filer direkte fra din Google-formular.
Tilføjelse af filoverførselsknappen til din Google-formular
Tilføjelse af en filoverførselsknap gør hele forskellen, når det kommer til formularer.
- Når du opretter en ny Google-formular, vil du have mulighed for at tilføje spørgsmål med flere foruddefinerede muligheder. Vælg den sidste sektion, og klik på "⊕"-ikonet (cirkel med plus) fra mulighederne til højre. Dette trin tilføjer et nyt spørgsmål (sektion) til formularen.
- Klik på rullemenuen i spørgsmålsrammens øverste højre sektion (normalt mærket "Multiple choice").
- Vælge "Fil upload" fra listen.
- Vælg "Blive ved" for at tillade filupload til dit Google Drev.
- Indtast dit spørgsmål, og tilpas derefter dine uploadregler. Google Forms accepterer automatisk ændringer – ingen grund til at gemme dem eller klikke på noget.
- Google Form-brugere kan nu se "Tilføj fil" mulighed i sektionen 'Upload fil' i formularen.
- Brugere indsender filer baseret på de kriterier, du har angivet ovenfor, og se derefter deres uploadliste og vælger "Upload" dem til din Drev-konto.
Upload af flere filer fra Google Forms
Som med de fleste internettjenester, der tillader filupload, kan du ikke uploade en hel mappe på én gang. Individuelle filer skal tilføjes separat i Google Forms.
For eksempel, hvis din formular bliver brugt til jobansøgere, vil du designe den til at uploade deres CV'er separat fra deres følgebreve.
På samme måde, hvis du har brug for dem til at give deres CV'er, et billede og et scannet ID, vil din Google-formular have tre uploadknapper - en for hvert anmodet dokument.
Fillagring og ejerskabsmuligheder
Alle filer, der uploades fra dine Google-formularer, gemmes på dit Google Drev pænt og bekvemt.
Hver spørgsmål/sektionstitel i formularen bliver brugt som navn på en ny mappe. Uploadede elementer, der svarer til en bestemt sektion gemmes i den tilhørende mappe, så processen er relativt automatiseret og kræver ikke nogen manuel organisation.
Hvis du på noget tidspunkt har brug for at besøge en bestemt mappe i Google Forms og hente en fil, skal du gå til dit "Dashboard" og derefter vælge fanen mærket "Svar". Når du er der, skal du klikke på "Se mappe" knappen placeret i nederste højre del af vinduet.
Hvis du vælger at linke en af dine formularer til Google Sheets, kan du spore alle uploadede filer i "Svar" fanen i et givet regneark. Hver fil indeholder også et direkte link for lettere adgang.
De respondenter, der uploader filer direkte fra deres Google Drev, opretter automatisk en kopi af deres originale fil. Når filen er uploadet, bliver du (formularens ejer) også kopiejer. Den originale fil forbliver dog kun synlig for dens ejer, medmindre den er angivet til offentlig.
Uploadere sporer alle disse handlinger i deres Google Drev-sidebjælke.
Eksport af upload-aktiverede formularer med Form Publisher
'Form Publisher' er en populær Google Forms-tilføjelse, der automatisk omdanner udfyldte formularer til Google-dokumenter for nem deling og gennemgang. I stedet for at få adgang til hver applikation fra dit betjeningspanel og lede efter relaterede filer i dine Drev-mapper, kan du få dem alle automatisk konverteret til pænt strukturerede PDF-filer til hurtig gennemgang.
Hvis du vil bruge Form Publisher med dine upload-aktiverede Google Forms, er der to ting, du kan gøre. Du kan enten indsætte et direkte link til den uploadede fil eller vise linket direkte i dokumentet, hvis filen er et PNG-, JPG- eller GIF-billede. Sidstnævnte er utrolig praktisk, da det giver dig mulighed for at udskrive komplette formularer og gennemgå dem offline, hvis det er nødvendigt.
Konklusion
Som du kan se, er filupload-knappen i Google Forms utvivlsomt fordelagtig, hvis du er en HR-repræsentant, der beskæftiger sig med masser af CV'er, eller en vejleder, der har mange studerende til at sende deres hjemmeopgaver. Uanset formålet med din formular kan slutbrugere nu uploade filer direkte fra din Google-formular. Filerne bliver gemt på dit Google Drev, pænt organiseret i separate mapper.