I to årtier har SharePoint været det bedste samarbejdssystem for virksomheder over hele verden. Platformens meget avancerede funktioner skaber et sikkert miljø for informationsudveksling, dataregistrering og dokumentdeling.
En sådan funktion giver dig mulighed for at åbne en SharePoint-fil, selvom du ikke er en almindelig bruger. I denne artikel dækker vi det grundlæggende i ekstern deling - fra hvordan du deler med eksterne brugere til hvilken type filer du kan inkludere.
Del dokumenter ved hjælp af SharePoint
SharePoint giver dig mulighed for både at gemme og dele filer ved at bruge din valgte webbrowser. Den er kompatibel med næsten alle søgemaskiner og enheder. Du kan også synkronisere det med andre cloud storage-tjenester, såsom OneDrive.
Platformen er velegnet til at dele alle typer filformater. Grænsefladen er forholdsvis let at læse, så processen er ret enkel. Sådan deler du dokumenter ved hjælp af SharePoint:
- Åbn din browser og gå til office.com/signin. Log ind med din Microsoft-konto ved hjælp af din e-mail, dit telefonnummer eller din Skype-profil. Hvis du ikke er tilmeldt, skal du klikke på linket nedenfor for at oprette en konto.
- Rul gennem dine filer. Fremhæv dem, du vil dele. SharePoint giver dig også mulighed for at vælge hele mapper. Klik på knappen "Del" i øverste venstre hjørne.
- Klik på den nedadgående pil for at åbne en rullemenu. Vælg en af mulighederne for linkdeling.
- For at give adgang til alle med linket skal du vælge "Alle".
- For at dele filen med dine kolleger skal du vælge "Personer i ".
- Hvis du kun vil dele med bestemte personer, skal du indtaste deres navne i det relevante felt.
- Hvis du vil tilføje nogle yderligere instruktioner, kan du skrive en besked.
- Når du er færdig, skal du klikke på "Anvend".
En hurtigere måde at gøre det på er at oprette et link, der fører til en bestemt fil. Du kan derefter vedhæfte URL'en til en tekstbesked eller kopiere den til et andet websted. Den person, der modtager linket, vil også kunne dele det med andre. Sådan gør du:
- Log ind på din konto på office.com/signin.
- Klik på fanen "Kopier link" i SharePoint.
- Vælg en delingsmulighed fra rullemenuen. Klik på "Anvend" for at oprette linket.
- Brug CTRL +C og CTRL + V tastaturgenvejene, når du vil kopiere/indsætte linket. Du kan også gøre det ved at højreklikke på URL'en og vælge mulighederne fra rullelisten.
Del et websted ved hjælp af SharePoint
SharePoint begrænser dig ikke til at dele filer og mapper. Du kan også dele hele dit websted med både eksterne brugere og medlemmer af dit bibliotek. Sådan gør du:
- Log ind på din SharePoint-konto.
- Klik på knappen "Del websted".
- Et nyt vindue åbnes. Indtast navnet på den person eller gruppe, du vil føje til webstedet. Du kan også dele siden med hele organisationen. Bare skriv "Alle undtagen eksterne brugere" i dialogboksen.
- Indstil det ønskede tilladelsesniveau. Du kan tillade folk at se, redigere eller fuldt ud administrere webstedet.
- Hvis du vil, kan du vedhæfte en besked med yderligere information eller instruktioner.
- Klik på "Del", når du er færdig.
Del hvad som helst ved hjælp af SharePoint Teams
Med SharePoint Team kan du og dine kolleger jævnligt udveksle dokumenter, mediefiler og applikationer. Portalen skal øge produktiviteten og optimere projektsamarbejdet.
Som teammedlem kan du få adgang til alle links til relevante mapper, filer og websteder på portalens hjemmeside. Du kan også bruge aktivitetsfeedet til at holde styr på interaktioner på webstedet.
SharePoint Team har en "Filer"-fane med en lang række funktioner. Ethvert medlem kan bruge disse funktioner til at redigere delte filer og tilpasse portalen. Her er en liste over muligheder:
- Få adgang til yderligere funktioner i afsnittet "Ny fil".
- Synkroniser filerne til det tilsvarende lokale drev.
- Skift visningen for at gøre portalgrænsefladen mere organiseret. Flere muligheder er tilgængelige, herunder listevisning, flisevisning og kompakt visning.
- Luk malware eller junk-filer ud, eller rapporter mistænkelige filer.
- Upload og check-in filer.
- Tjek og download filer.
- Omarranger filrækkefølgen.
Administrer SharePoint-gæstedelingsindstillinger
Hvis du er global eller SharePoint-administrator, har du bemyndigelse til at tilpasse delingsindstillingerne for hele organisationen. Det betyder, at du bestemmer, hvor meget gæstebrugere skal deltage på SharePoint-serveren. Der er flere delingskonfigurationer, du kan vælge imellem, afhængigt af dine behov. Sådan administrerer du indstillinger for gæstedeling:
- Åbn din browser og log ind på din administratorkonto.
- Åbn fanen "Ekstern deling".
- Vælg det ønskede delingsniveau for din organisation. Normalt er standardindstillingen "Alle".
Forskellige delingsindstillinger indebærer forskellige adgangsniveauer. Sørg for at vælge et, der svarer til den type dokument, du deler. Her er en hurtig oversigt over hver delingskonfiguration:
- Nogen som helst. Denne indstilling giver brugerne mulighed for at dele links, der ikke kræver nogen godkendelse. Det betyder, at de kan sende det til både eksisterende gæster og nye. Som administrator kan du indstille en udløbsdato for hvert link.
- Nye plus eksisterende gæster. Med denne indstilling skal gæster logge ind med deres Microsoft-konto for at få adgang til linket. De kan også bruge deres skole- eller virksomhedsbruger-id. Det er fordi disse typer links kræver identitetsbekræftelseskoder.
- Kun eksisterende gæster. På denne måde vil du være i stand til at dele filer med gæster fra din mappe. Dette inkluderer alle, der tidligere har accepteret dine invitationer. Det refererer også til gæster, du tilføjede manuelt via Azure B2B eller lignende samarbejdsfunktioner.
- Kun medlemmer af din organisation. Hvis du vil forhindre eksterne brugere i at få adgang til dit bibliotek, skal du vælge denne indstilling. Det deaktiverer den eksterne delingsfunktion og beholder alle filerne i din organisation.
Hvis du deaktiverer ekstern deling, og derefter slår den til igen. Gæster, der tidligere har fået adgang, kan stadig tilslutte sig serveren. Hvis du ikke ønsker, at gæster skal genvinde adgang til bestemte websteder, skal du slå indstillingen fra for disse websteder individuelt.
Ofte stillede spørgsmål om SharePoint-gæstedeling
Hvordan slår jeg ekstern deling til og fra, når jeg har brug for det?
De filer, du gemmer på din SharePoint-server, er tilgængelige for alle med webstedstilladelse. Du vil dog måske gerne dele visse filer med folk, der ikke bruger SharePoint regelmæssigt. Det er her, den eksterne delingsfunktion kommer i spil.
For at aktivere indstillingen skal du være SharePoint-administrator i Microsoft 365. Webstedsadministratorer har ikke autoritet til at aktivere eller deaktivere ekstern deling. Sådan gør du:
1. Log ind på SharePoint-administrationscenterets webside.
2. Naviger til kolonnen i venstre side. Vælg et websted fra listen.
3. Klik på cirklen ved siden af den delingsindstilling, du vil aktivere.
De tilgængelige muligheder bestemmes på virksomhedsniveau. Hvis du deaktiverer ekstern deling på et bestemt websted, vil alle links, du har delt på det, ikke længere fungere.
Hvad kan gæster gøre med mine delte dokumenter?
Når du deler et link, kan du bestemme, om den person, der åbner det, kan foretage ændringer i filen. Hvis du markerer feltet "Tillad redigeringer", er her, hvad andre brugere kan gøre efter at have modtaget linket:
• Både upload og download filer og mapper til serveren.
• Opret nye mapper og upload nye filer.
• Fjern filer fra SharePoint-serveren.
• Rediger eksisterende elementer og mapper.
• Overfør filer fra den ene mappe til den anden.
• Skift navn og format på en bestemt fil.
• Del fillinkene med andre personer.
Selv med aktiveret redigering er nogle ting stadig ikke tilladt. Her er, hvad modtageren ikke kan:
• Rediger eller omdøb en rodmappe. Dette gælder for andre mapper med højt hierarki.
• Åbn andre mapper fra din SharePoint-server. De kan kun se og redigere dem, du har delt.
• Få adgang til alt andet på dit SharePoint-websted uden tilladelse.
Der er også tre delingsindstillinger tilgængelige for gæstebrugere i dit bibliotek. Du kan vælge en af følgende muligheder:
• Alle (linket kan tilgås uden bekræftelse).
• Nye gæster (linket kræver, at gæsten bekræfter deres identitet). Eksisterende gæster kan også få adgang til disse links, når de logger på med en Microsoft-konto.
• Kun eksisterende gæster (delingen er begrænset til gæster, der allerede er inkluderet i dit bibliotek).
• Kun medlemmer af din organisation (ingen eksterne gæster kan få adgang til linket).
Hvad kan jeg dele ved hjælp af Microsoft SharePoint?
SharePoint understøtter alle typer filformater. Du kan stort set uploade hvad som helst til din mappe uden problemer.
Men de ældre versioner har problemer med bestemte filtyper. For eksempel er følgende udvidelser fuldstændigt blokeret fra 2016-serveren:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .sæbe
• .json
• .xamlx
Heldigvis har den nuværende server ingen sådan begrænsning. Lige nu er der ingen formater og udvidelser, der er forbudt fra SharePoint.
Deling er omsorgsfuld
SharePoint bringer orden på den online arbejdsplads. Systemets avancerede funktioner giver dig mulighed for at dele både filer og hele websteder i nogle få enkle trin.
Der er en foretrukken delingsindstilling for hver situation og linktype. Globale og SharePoint-administratorer kan endda aktivere ekstern deling og administrere gæsteindstillingerne for hele organisationen.
Bruger du og dine kolleger SharePoint til at udveksle filer? Er der et andet samarbejdssystem, du foretrækker? Kommenter nedenfor, og del dine tanker om den eksterne delingsfunktion.