Hvis du skriver en bog eller et forskningspapir, skal du muligvis indsætte en indholdsfortegnelse i begyndelsen. Mange mennesker opretter manuelt deres indholdsfortegnelse, og det er bestemt en måde at gøre det på. Men en manuelt oprettet tabel tager tid, er underlagt formateringsinkonsekvenser og skal opdateres manuelt, hver gang en sektion i dit dokument ændres.
Heldigvis er der en meget nemmere måde at håndtere en indholdsfortegnelse på, hvis du bruger Microsoft Word 2016 til Mac. Word kan ikke kun generere en for dig baseret på typografier, du har anvendt på dit dokument, det kan også opdatere ting med et klik på en knap, når dit dokument ændres. Slut med at bruge din tid på at spore og korrekturlæse sidetal! I aner ikke, hvor glad det gør mig, så lad os dække, hvordan man opretter en indholdsfortegnelse i Word 2016 til Mac.
Trin 1: Føj typografier til dit dokument
Microsoft Words automatiske indholdsfortegnelsesgenerator er afhængig af stilarter, som er specielle formater du anvender på dit dokument, så Word ved hvilke dele af din tekst der er overskrifter, underoverskrifter, afsnit og så videre. Derfor er det første trin til automatisk at generere en indholdsfortegnelse at sikre, at dit dokument har de relevante typografier anvendt.
For at starte skal du vælge dit første kapitel eller overskrift ved at fremhæve det i dit dokument.
Gå derefter op til Word-værktøjslinjen (eller "båndet", som Microsoft så yndigt kaldte det) og fra Hjem fanen, skal du klikke på Stilarter knap. I rullelisten, der vises, skal du vælge "Overskrift 1" for at definere din valgte tekst som den første primære overskrift. Bemærk, at hvis dit Word-vindue er bredt nok, kan du muligvis se stilindstillingerne anført direkte på værktøjslinjen i stedet for knappen "Stilarter". I dette tilfælde skal du vælge den ønskede overskriftsstil direkte eller klikke på den lille nedadvendte pil nederst på listen for at udvide alle stilindstillingerne.
Hvis dit dokument har underoverskrifter, skal du vælge den første og gentage trinene ovenfor, denne gang ved at vælge "Overskrift 2." Gentag disse trin efter behov, og du ender med noget som skærmbilledet nedenfor. Husk, at du anvender disse stilarter på dit faktiske dokument, ikke på en manuelt oprettet indholdsfortegnelse, du måske allerede har. I skærmbillederne er teksten udeladt for nemheds skyld. I dit egentlige dokument har du tekstafsnit mellem hvert kapitel og underoverskrift.
Trin 2: Opret en indholdsfortegnelse
Når du har tilføjet alle dine ønskede overskrifter og underoverskrifter, skal du placere din markør på det sted, hvor du ønsker, at din automatisk genererede indholdsfortegnelse skal vises. For eksempel ønsker du måske at indsætte en ny tom side i begyndelsen af dit dokument (Indsæt > Tom side fra Word-værktøjslinjen). Når du er der, skal du klikke på Referencer fanen i værktøjslinjen.
Yderst til venstre på fanen Referencer kan du se en knap mærket Indholdsfortegnelse. Klik på den for at få vist en rulleliste over de forskellige måder, som Word kan formatere din tabel for dig.
Klik på en af stilene for at vælge den, og Word vil automatisk generere din indholdsfortegnelse på den placering, du har angivet.
Trin 3: Opdater automatisk din indholdsfortegnelse
Tabellen oprettet i trinene ovenfor viser de aktuelle navne på dine definerede overskrifter og underoverskrifter sammen med det aktuelle sidetal for hver. Men her er den store del af at bruge denne metode: du kan fortsætte med at redigere dit dokument - tilføje eller fjerne overskrifter, tilføje tekst, ændre skrifttyper og typografier osv. - og når du er færdig, skal du bare gå tilbage til Referencer fanen og klik på knappen "Opdater tabel" (vist med den røde pil på skærmbilledet nedenfor).
Word vil øjeblikkeligt opdatere din indholdsfortegnelse for at afspejle alle ændringerne, inklusive de opdaterede sidetal for hver post. Bare husk at fortsætte med at anvende overskriftsstile efter behov, når du ændrer dit dokument, og du behøver aldrig at bekymre dig om, at dine kapiteltitler eller dine sidetal ikke stemmer overens med indholdsfortegnelsen. Pænt! Jeg må indrømme, at jeg ikke er den største fan af Word, selvom det er kraftfuldt, men jeg holder meget af denne funktion.